הוראות ניהול ספרים- נושאים נבחרים

חובת ניהול מערכת לניהול חשבונות

עוסק חייב לנהל חשבונות על פי הכללים הספציפיים החלים עליו (בלשון החוק לפי התוספת בהוראות לניהול ספרים) כל עוסק נכנס לאחת התוספות מ א ועד יא.

לכל תוספת ישנם קריטריונים ספציפיים הכוללים מחזור עסקי בשנה החולפת, מספר מועסקים ולפיהם נקבעת רמת הדרישות לניהול מערכת החשבונות. יש לקחת שהפרמטרים לקביעת ההוראות הספציפיות משתנים מידי שנה ולפיכך יש לבדוק את ההוראות לשנה בא מתבצעת הנהלת החשבונות. מערכת חשבונות ממוחשבת , המפיקה מסמכים, תצויד באל פסק.

כללים לניהול מערכת ממוחשבת

תוכנה לניהול חשבונות תענה על דרישות החוק לרבות

1. הדפסה זמינה של הכרטסת
2. שמירה של כל מסמכי ההתחשבנות עם חברות האשראי
3. המערכת תשמר באמצעי אחסון ממחושבים
4. בשבוע הראשון לכל רבעון יתבצע גיבוי חיצוני

כללים מצטברים לשמירת חשבוניות ומסמכים מספק שנסרקו

1. יש לרשום על גבי המסמך "סרוק"
2. המסמך נחתם בחתימה אלקטרונית ע"י הנישום
3. אדם נוסף בדק וחתם בחתימה אלקטרונית זהות המסמך למקור
4. בוצעה הגנה סבירה לשינויים בקובץ

כללים למזעור ולביעור מערכת החשבונות

1. המזעור נעשה ע"י ממזער מוסמך
2. קיים רצף במיקרופילם
3.  הצילומים קריאים
4. יש להודיע בסיום המזעור לנציב
5. הצילומים ימוספרו באופן עוקב אותם מספרים יצוינו ע"ג המסמכים המקוריים

התנאים לבעור מערכת החשבונות המקורית

1. עברו 60 יום מסיום מזעור המסמכים
2. יש להודיע לנציב תוך 30 יום מיום המזעור על המועד שיש כוונה לבער את מערכת החשבונות המקורית
3. המזמין קיבל את אישור הנציב לביעור.

נוהל תיקון חשבונית

1. אם טרם יצא המקור ללקוח יש לבטל ברישום הפוך ולהצמיד את המקור לתעודת הביטול על המקור יש לרשום "מבוטל"
2. במידה והמקור יצא ללקוח יש להוציא מסמך זיכוי המציין את החשבונית המקורית ואת סיבת ההקטנה.

חובת ניכוי במקור בעד שירותים ונכסים

החייבים בניכוי במקור:

גופים ציבוריים (המדינה, רשויות מקומיות, חברות ממשלתיות וגופים המעניקים שירות לציבור הרחב- אוניברסיטאות וכו')

מוסדות כספיים כגון בנקים, וחברות ביטוח

חברות מיליונריות- חברות עם מחזורים בסדרי גודל גדולים יחסית המחזור שמגדיר חברה כמיליונרית משתנה מעת לעת.

עסקים החייבים בהנהלת חשבונות כפולה על פי הוראות ניהול ספרים

במידה ולא בוצע ניכוי כמחויב עפ"י ההוראות המשלם יישא באחריות לנזק שנגרם למדינה ולא יוכרו לו ההוצאות שרשם בשל התשלום.

אפשרות יציאה מחובת הניכוי במקור לנישום שמחזורו ירד

נישום שמחזורו ירד באופן שהוא נמוך מהמחזור המחייב בניכוי במקור משך 3 שנים ברציפות  יכול לצאת מתחולת התקנות.

את הניכוי יש לבצע בזמן ביצוע התשלום. גם שווה כסף ייחשב כתשלום לעניין החיוב בניכוי.

כאשר המקבל אינו מציג אישור מפקיד השומה על ניהול פנקסים קבילים יש לנכות לו 30%

במידה והציג אישור יש לנכות לו 20%.

ניכויים בשיעורים נמוכים יותר ינוכו עפ"י אישור עדכני שניתן להדפיסו מאתר פקיד השומה.

דיווח לרשויות על תשלומים וניכויים

במסגרת הדיווח החודשי/דו חדשי למס הכנסה על תשלומי שכר יש לדווח גם על התשלומים והניכויים שנעשו לספקים במסגרת חובת הניכויים במקור.

בסוף שנה יש להגיש רשימה מרכזת שמפרטת התשלומים והניכויים שנעשו משך השנה לפי ספק. הדוח השנתי נקרא טופס 856 ומוגש בשידור באינטרנט.

דיווח מעמ מפורט באופן מקוון

ב 23/07/09 שונה חוק מעמ ובעקבות השינוי נידרש חלק מהציבור להגיש דיווח מפורט על עסקאותיהם ותשומותיהם.

הדיווח המפורט מוגש באופן מקוון. חובת הדיווח חלה בהדרגה על אוכלוסיות  הולכות וגדלות.

חובת הדיווח היום (01/01/14) חלה על עסקים שמחזור עסקאותיהם השנתי בשנה הקודמת היה  גבוה מ 2,500,000 שקל, מלכ"רים  20 מיליון שקל ומוסדות כספיים אשר מחזורם גבוה מ 4 מיליון שקל.

עוסק, שנכלל בטעות באוכלוסיית החייבים בדיווח, יפנה למשרד מעמ ע"מ שיוצא מרשימת החייבים בדיווח.

עוסק שאינו חייב בדיווח מקוון אך בוחר לדווח כך יהיה רשאי לשלם את המס המגיע עד 22 לחודש העוקב במקום ב15 לחודש.

חברות המדווחות שבדרך כלל דורשות החזרים כגון יצואנים וחקלאים צריכים להקפיד במיוחד על דיווח קפדני ע"מ שלא יעוכבו להם החזרים.

הדיווח צריך לכלול גם פרטים מזהים של הספק ובמקרים מסוימים גם של הלקוח.

חברה הדורשת החזרים צריכה גם לשלוח למעמ חשבוניות מס שהסכום לפני מעמ הוא 100 אלף שקל ומעלה.

הדוח יוגש כשהוא חתום בחתימה אלקטרונית ולשם כך יש להצטייד בכרטיס חכם שמשווק ע"י קומסיין בע"מ או פרסונל איי די בע"מ.

תמיכה ומוקד טלפוני
לבירורים ניתן להתקשר לרשות המיסים 4954 * או 02-5656400 בדוא"ל
mokedreshut@shaam.gov.il